Considerando que a assinatura de documentos faz parte do cotidiano de negócios jurídicos de todas as proporções e setores de atuação e, ainda, considerando o atual cenário decorrente do Coronavírus (COVID-19), trataremos aqui especificamente acerca da utilização da assinatura eletrônica em documentos empresariais, que certamente será expediente bastante utilizado face à nova realidade imposta.
I. que é a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica refere-se a qualquer forma de autenticação de autoria que se utilize dos meios computacionais, através de diversos e variados meios legais de ratificação de autoria, tais como login/senha, autenticação por biometria, firma digitalizada, reconhecimento do IP relacionado a e-mails, dentre outros.
A assinatura digital, por sua vez, é espécie daquela, e tem como peculiaridade a necessidade de utilização de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (“AC”). A legislação, entretanto, garante validade jurídica e legalidade a ambas as formas.
Para criar uma assinatura eletrônica, basta ter conexão à internet e acessar uma plataforma de serviços para assinaturas, utilizando endereço de e-mail pessoal e intransferível (tais como “DocuSign”, “Clicksign” etc.) e, a depender do tipo de documento, um Certificado Eletrônico ICP-Brasil válido.
Um documento assinado eletronicamente garante: autenticidade, integridade e irretratabilidade ou não-repúdio.
II. Pontos de destaque na legislação e validade jurídica
Em primeiro lugar, faz-se necessário lembrar que o direito brasileiro, no Código Civil, em seu artigo 107, preceitua o princípio da liberdade das formas. Dessa forma, a validade de uma declaração de vontade, como, por exemplo, a assinatura de um contrato, não depende de formalidades específicas ou especiais, salvo quando a lei as exigir.
A validade jurídica da assinatura eletrônica está amparada pela Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 (“MP”), que, em seu artigo 10, §1º, dispõe que as declarações presentes em documentos eletrônicos produzidos por meio do processo de certificação pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (“ICP-Brasil”), presumem-se verdadeiras em relação aos seus signatários.
Entretanto, deve-se ressaltar que outras ferramentas de assinatura eletrônica não vinculadas ao ICP-Brasil também podem ser utilizadas. Na própria MP, em seu artigo 10, §2º, há a afirmação expressa de que outros meios de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos podem ser utilizados, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes, em observância ao princípio da liberdade das formas e a necessidade de previsão contratual que será analisada no item III, abaixo.
III. Previsão contratual
Para que a assinatura eletrônica seja considerada válida, é indispensável que as partes da relação jurídica concordem em utilizá-la. Para tanto, orientamos a inclusão, nos documentos a serem assinados eletronicamente, de cláusula contratual expressa no sentido de sua permissão.
Além da aceitação integral da assinatura eletrônica, com a indicação precisa da ferramenta de assinatura a ser utilizada, orientamos a previsão, dentre outras, de:
a. Breve explicação sobre o funcionamento da assinatura eletrônica;
b. Constituição de prova documental e título executivo extrajudicial para todos os fins e efeitos;
c. Reconhecimento pelas partes do alto nível de autenticação dos signatários, em estrita observância às Leis Brasileiras que regem o assunto;
d. Capacidade jurídica das partes especificamente para a assinatura eletrônica;
e. Responsabilidade exclusiva das partes signatárias pelo sigilo e uso de seus e-mails, telefones celulares e senhas para consecução da assinatura eletrônica, bem como pelos seus usos de forma pessoal e intransferível;
f. Possibilidade de indenização àqueles que sofrerem danos e/ou prejuízos pela utilização incorreta e/ou fraudulenta da assinatura eletrônica; e
g. Declaração das partes de que adotaram as medidas devidas de segurança em seus computadores.
IV. Documentos digitalizados (Decreto nº 10.278/2020)
Dentre outras medidas editadas recentemente pelo governo federal para a simplificação de procedimentos durante a crise causada pelo cenário decorrente do Coronavírus, foi editado em 18 de março de 2020 o Decreto nº 10.278/2020, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. No caso de documentos físicos celebrados entre particulares, a sua posterior digitalização deverá ser consentida previamente entre as partes que integram o documento. Demonstrada, por qualquer meio, a comprovação de autoria, integridade e, se necessário, confidencialidade de tal documento digitalizado, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, o documento será considerado válido (exemplo: quando a parte interessada na digitalização encaminha o documento para a outra parte validar). Caso não haja tal acordo prévio entre as partes, o documento se tornará válido apenas se assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, e seguindo os padrões técnicos e metadados contidos nos Anexos I e II do Decreto nº 10.278/2020.
V. Considerações finais
Neste memorando buscamos explicar os principais pontos sobre a utilização de ferramentas de assinatura eletrônica, indicando ser uma forma segura e legal de manifestação de vontade, através de um procedimento simples que faz com que pessoas físicas e jurídicas eliminem todo o processo manual de remessa de documentos, coleta de assinaturas, além de toda a gestão e armazenamento de documentos físicos. Com isso, é possível não só reduzir custos, como também simplificar e agilizar consideravelmente a formalização de negócios jurídicos, o que se torna ainda mais crítico durante o período de isolamento pelo qual todos estão passando.